ARSIP MANUAL
Quible memberikan gambaran umum dokumen untuk pemanfaatan, pengelolaan, dan/atau dimusnahkan, yaitu :
1. 100% dokumen dipertahankan karena memiliki nilai jangka panjang
2. 25% dokumen disimpan pada berkas dokumen aktif
3. 30% dokumen disimpan pada berkas dokumen inaktif
4. 35% dokumen tidak berguna dan dapat dimusnahkan.
Siklus hidup Arsip
Gambar 3. Model Siklus Hidup Dokumen
Lima tahap siklus hidup arsip/dokumen manual, yaitu :
1. Tahap Penciptaan : tahapan dasar untuk mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi. Misal : dokumen Bill of Materials yang digunakan untuk memesan bahan baku pada departemen produksi.
2. Tahap Pemanfaatan Dokumen : tahap implementasi dari aturan main yang disusun pada tahap sebelumnya, yaitu bagaimana mengefisienkan proses retrieval dan pendistribusian arsip pada pihak yang berkepentingan termasuk bagaimana pergerakan dokumen sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya. Contoh : undangan yang terlambat disampaikan menjadi tidak berarti bagi yang menerimanya.
3. Tahap Penyimpanan : terdiri dari bagaimana sebuah dokumen diperlakukan setelah pemanfaatan dilakukan oleh organisasi, dan berkaitan juga dengan proteksi data dari kerusakan dan penggunaan yang tidak terotorisasi.
4. Tahap Retrieval : menitikberatkan pada lokasi dokumen/arsip yang dimaksud dan melacaknya bila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu.
5. Tahap Disposisi : berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpan, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa perlu untuk dimusnahkan.
Tiga sistem penyimpanan dokumen yang dipertimbangkan oleh organisasi, yaitu :
1. Penyimpanan terpusat (sentralisasi) : semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan.
Keuntungan Kerugian
Mencegah duplikasi
Layanan yang lebih baik
Adanya keseragaman
Menghemat waktu
Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor
Memberikan jasa pada bagian lain
Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu
Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen
Pelayanan dokumen di bawah satu atap Kesulitan fisik
Kebocoran informasi
Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan
Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen
Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan
2. Penyimpanan desentralisasi : menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit.
Keuntungan Kerugian
Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen dalam organisasi dapat langsung diawasi, dan pemakai dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu dan tenaga untuk mendapatkannya
Cocok untuk menyimpan informasi rahasia di bagian yang bersangkutan
Menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas Pengawasan sulit dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing bagian
Banyak duplikasi untuk dokumen yang sama, menyebabkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor, sehingga kurang efisien
Layanan yang diterima kurang memuaskan
3. Kombinasi kedua sistem : masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem terpusat.
Keuntungan Kerugian
Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam
Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan dan dokumen yang hilang
Menekan duplikasi dokumen
Memungkinkan pengadaan dokumen terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik
Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud
Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada
Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi.
Penyimpanan Arsip
Arsip/dokumen kertas yang dikelola secara manual diklasifikasikan menjadi lima jenis yang membutuhkan sistem penyimpanan yang berbeda satu sama lain. Oleh karena itu, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, yaitu :
1. Jenis dokumen yang akan disimpan
Jenis Dokumen Sistem penyimpanan yang sering digunakan
1. Korespondensi (surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen lain) Menggunakan berkas subjek yang dapat membedakannya dengan dokumen lain.
2. Dokumen transaksi (formulir dan korespondensi yang membuktikan adanya transaksi) Susunan alfabetis/numerik berdasarkan nama/pengenal numerik, misal : nomor surat/nomor tagihan.
3. Dokumen proyek (korespondensi, nota dan data lain yang terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk dan pelaksanaan kegiatan proyek) Disimpan menurut nama proyek/nomor, dan dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi
4. Berkas kasus (klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya) yang merujuk pada personil/properti tertentu Menurut nama/nama kelompok/diindeks menurut nomor berkas
5. Berkas khas (peta dan gambar rekayasa, pita/tapes, foto sinar X, foto, gambar, kliping dan berkas rujukan tercetak lainnya) Nomor indeks abjad
2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan
Peralatan yang bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat ditemukan secepatnya dan dimanfaatkan oleh pengguna.
3. Kebutuhan ruangan
Rasio ruang kantor menggunakan perbandingan antara kapasitas simpan per meter persegi dibagi dengan kemampuan perlengkapan penyimpanan yang dimiliki.
4. Pertimbangan keamanan
Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan (misal : dokumen kebijakan perusahaan), sedangkan dokumen lain (misal : data personalia dan data keuangan perusahaan) dibatasi pada orang yang mempunyai otoritas.
5. Biaya peralatan
Ketersediaan peralatan perlu mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan, untuk pembelian peralatan, terutama peralatan buatan luar negeri yang harganya jauh lebih mahal dibanding buatan dalam negeri.
6. Biaya operasional penyimpanan, termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen, biaya alat tulis kantor yang setara, dan biaya ruang untuk menyimpan peralatan
7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur
Bila pemakainya banyak, maka akan lebih banyak orang yang menyimpan dan membutuhkan keberadaan dokumen yang disimpan, oleh karena itu perlu disiasati dengan mendistribusikan penyimpanan dokumen, sehingga penyimpan dan pemakai tidak berkumpul di satu tempat saja.
Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari :
1. Spindle File
Gambar 4. Spindle File
2. Vertical filing cabinet
Gambar 5. Vertical filing cabinet
3. Open-self file
Gambar 6. Open-self file
4. Lateral file
Gambar 7. Lateral file
5. Unit box lateral file
6. Card file
7. Microrecord file
8. File media lainnya
Gambar 8. File Media Lainnya
Ada empat metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu :
1. Pencacahan : memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah shredden.
2. Pembakaran
3. Pemusnahan kimiawi
4. Pembuburan : merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tidak terulangkan, dimana dokumen yang akan dimusnahkan dimasukkan ke bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Hasil pembuburan berupa residu, kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air, sehingga hasilnya adalah lapisan bubur, kemudian disirami air, lalu dibuang.
Pemilihan metode bisa menggunakan pertimbangan, sebagai berikut :
Jumlah volume dokumen inaktif yang akan dimusnahkan
Jenis dan ukuran dokumen inaktif yang akan imusnahkan, bila jenisnya beragam dapat dipilih metode yang mampu memusnahkan semuanya dengan cara yang paling efisien dan efektif
Persentase dokumen inaktif yang bersifat rahasia dan akan dimusnahkan
Peraturan pemerintah mengenai standar lingkungan berkaitan dengan pemusnahan dokumen inaktif
Penyedia jasa layanan pemusnahan dokumen yang dapat dibandingkan dengan biaya pemusnahan yang dilakukan secara mandiri
Nilai jual dari dokumen inaktif yang akan dimusnahkan bila bukan merupakan dokumen rahasia.
Gambar 3. Model Siklus Hidup Dokumen
Lima tahap siklus hidup arsip/dokumen manual, yaitu :
6. Tahap Penciptaan : tahapan dasar untuk mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi. Misal : dokumen Bill of Materials yang digunakan untuk memesan bahan baku pada departemen produksi.
7. Tahap Pemanfaatan Dokumen : tahap implementasi dari aturan main yang disusun pada tahap sebelumnya, yaitu bagaimana mengefisienkan proses retrieval dan pendistribusian arsip pada pihak yang berkepentingan termasuk bagaimana pergerakan dokumen sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya. Contoh : undangan yang terlambat disampaikan menjadi tidak berarti bagi yang menerimanya.
8. Tahap Penyimpanan : terdiri dari bagaimana sebuah dokumen diperlakukan setelah pemanfaatan dilakukan oleh organisasi, dan berkaitan juga dengan proteksi data dari kerusakan dan penggunaan yang tidak terotorisasi.
9. Tahap Retrieval : menitikberatkan pada lokasi dokumen/arsip yang dimaksud dan melacaknya bila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu.
10. Tahap Disposisi : berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpan, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa perlu untuk dimusnahkan.
Tiga sistem penyimpanan dokumen yang dipertimbangkan oleh organisasi, yaitu :
4. Penyimpanan terpusat (sentralisasi) : semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan.
Keuntungan Kerugian
Mencegah duplikasi
Layanan yang lebih baik
Adanya keseragaman
Menghemat waktu
Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor
Memberikan jasa pada bagian lain
Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu
Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen
Pelayanan dokumen di bawah satu atap Kesulitan fisik
Kebocoran informasi
Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan
Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen
Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan
5. Penyimpanan desentralisasi : menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit.
Keuntungan Kerugian
Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen dalam organisasi dapat langsung diawasi, dan pemakai dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu dan tenaga untuk mendapatkannya
Cocok untuk menyimpan informasi rahasia di bagian yang bersangkutan
Menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas Pengawasan sulit dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing bagian
Banyak duplikasi untuk dokumen yang sama, menyebabkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor, sehingga kurang efisien
Layanan yang diterima kurang memuaskan
6. Kombinasi kedua sistem : masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem terpusat.
Keuntungan Kerugian
Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam
Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan dan dokumen yang hilang
Menekan duplikasi dokumen
Memungkinkan pengadaan dokumen terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik
Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud
Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada
Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi.
Penyimpanan Arsip
Arsip/dokumen kertas yang dikelola secara manual diklasifikasikan menjadi lima jenis yang membutuhkan sistem penyimpanan yang berbeda satu sama lain. Oleh karena itu, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, yaitu :
8. Jenis dokumen yang akan disimpan
Jenis Dokumen Sistem penyimpanan yang sering digunakan
6. Korespondensi (surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen lain) Menggunakan berkas subjek yang dapat membedakannya dengan dokumen lain.
7. Dokumen transaksi (formulir dan korespondensi yang membuktikan adanya transaksi) Susunan alfabetis/numerik berdasarkan nama/pengenal numerik, misal : nomor surat/nomor tagihan.
8. Dokumen proyek (korespondensi, nota dan data lain yang terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk dan pelaksanaan kegiatan proyek) Disimpan menurut nama proyek/nomor, dan dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi
9. Berkas kasus (klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya) yang merujuk pada personil/properti tertentu Menurut nama/nama kelompok/diindeks menurut nomor berkas
10. Berkas khas (peta dan gambar rekayasa, pita/tapes, foto sinar X, foto, gambar, kliping dan berkas rujukan tercetak lainnya) Nomor indeks abjad
9. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan
Peralatan yang bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat ditemukan secepatnya dan dimanfaatkan oleh pengguna.
10. Kebutuhan ruangan
Rasio ruang kantor menggunakan perbandingan antara kapasitas simpan per meter persegi dibagi dengan kemampuan perlengkapan penyimpanan yang dimiliki.
11. Pertimbangan keamanan
Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan (misal : dokumen kebijakan perusahaan), sedangkan dokumen lain (misal : data personalia dan data keuangan perusahaan) dibatasi pada orang yang mempunyai otoritas.
12. Biaya peralatan
Ketersediaan peralatan perlu mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan, untuk pembelian peralatan, terutama peralatan buatan luar negeri yang harganya jauh lebih mahal dibanding buatan dalam negeri.
13. Biaya operasional penyimpanan, termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen, biaya alat tulis kantor yang setara, dan biaya ruang untuk menyimpan peralatan
14. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur
Bila pemakainya banyak, maka akan lebih banyak orang yang menyimpan dan membutuhkan keberadaan dokumen yang disimpan, oleh karena itu perlu disiasati dengan mendistribusikan penyimpanan dokumen, sehingga penyimpan dan pemakai tidak berkumpul di satu tempat saja.
Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari :
9. Spindle File
Gambar 4. Spindle File
10. Vertical filing cabinet
Gambar 5. Vertical filing cabinet
11. Open-self file
Gambar 6. Open-self file
12. Lateral file
Gambar 7. Lateral file
13. Unit box lateral file
14. Card file
15. Microrecord file
16. File media lainnya
Gambar 8. File Media Lainnya
Ada empat metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu :
5. Pencacahan : memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah shredden.
6. Pembakaran
7. Pemusnahan kimiawi
8. Pembuburan : merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tidak terulangkan, dimana dokumen yang akan dimusnahkan dimasukkan ke bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Hasil pembuburan berupa residu, kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air, sehingga hasilnya adalah lapisan bubur, kemudian disirami air, lalu dibuang.
Pemilihan metode bisa menggunakan pertimbangan, sebagai berikut :
Jumlah volume dokumen inaktif yang akan dimusnahkan
Jenis dan ukuran dokumen inaktif yang akan imusnahkan, bila jenisnya beragam dapat dipilih metode yang mampu memusnahkan semuanya dengan cara yang paling efisien dan efektif
Persentase dokumen inaktif yang bersifat rahasia dan akan dimusnahkan
Peraturan pemerintah mengenai standar lingkungan berkaitan dengan pemusnahan dokumen inaktif
Penyedia jasa layanan pemusnahan dokumen yang dapat dibandingkan dengan biaya pemusnahan yang dilakukan secara mandiri
Nilai jual dari dokumen inaktif yang akan dimusnahkan bila bukan merupakan dokumen rahasia.
Sabtu, 18 April 2009
Saya tertarik membaca tulisan ringan di Koran Tempo 27 Januari 2008 lalu yang ditulis Dian R Basuki dengan judul “Buku Sains Yang Populer, Kok Langka?” Tanpa bermaksud menambah polemik tentang pencarian ilmuwan yang membumi Saya justru ingin belajar dan melihat kembali bagaimana sih langkah para ilmuwan dalam mempopulerkan ilmu pengetahuan yang mereka miliki. Oh ya, jangan lupa saya sempat singgung masalah mempopulerkan ilmu pengetahuan di artikel tentang komik pendidikan, yang kita lihat akhir-akhir ini mulai bermunculan di Indonesia. Trend ini saya pikir sangat positif dan membantu anak muda kita dalam membentuk budaya dan minat dalam membaca. Mudah-mudahan bisa “menggoda” para ilmuwan, peneliti dan dosen di Indonesia untuk mencoba “menjlentrehkan” ilmu pengetahuan dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh masyarakat umum. Paling tidak ada tiga cara para ilmuwan mempopulerkan ilmu pengetahuan mereka. Apa saja itu? Yuk kita bahas yuk …
Langkah para ilmuwan mempopulerkan ilmu pengetahuan yang pertama adalah dengan “komikisasi” atau apalah namanya ;). Intinya memaparkan ilmu pengetahuan dalam bentuk cerita komik. Dan ini sudah merupakan hal jamak di Jepang, bahkan ini berlanjut ke tahap meng-komik-kan bahan ajar, dari pelajaran-pelajaran dasar seperti sejarah, biologi, fisika, matematika sampai filsafat. Sebelum pulang ke Indonesia saya sempat membeli seri komik (man-ga) dan buku bergambar (zukai) dengan tema sulit seperti pemrograman, UML, extreme programming, filsafat, dsb. Nanti saya pinjami kalau ada yang tertarik Pendekatan visualisasi dengan komik biasanya digunakan untuk menarik minat baca kaum muda dan mempermudah pembaca dalam memahami materi yang akan disampaikan. Dari situ budaya baca masyarakat tumbuh, dan di Jepang kita akan dengan mudah menemukan pembaca-pembaca buku dari berbagai usia di setiap lorong-lorong densha (kereta listrik), bus ataupun kursi tunggu di eki (stasiun densha) dan halte bus.
Dari Korea, ada Kim Seok-Cheon yang membuat seri “3 Menit Belajar Pengetahuan Umum” yang juga tidak kalah menarik. Dalam satu judul bisa berisi ratusan pertanyaan “mengapa” beserta penjelasannya yang berbentuk komik cerita. Misalnya dalam judul “3 Menit Belajar Pengetahuan Umum: Makanan, Kesehatan dan Olahraga”, akan diceritakan dalam bentuk komik tentang apa manfaat cuka, mengapa susu baik untuk tubuh, mengapa warna udang berubah setelah direbus, dsb. Kim Seok-Cheon mempermudah pembahasan berbagai ilmu pengetahuan dengan bantuan berbagai karakter komik yang dia sebut Ding-Dong, Paman Penyihir, Pinggu, Nemo, Buxi, dsb.
Lulus SMA tahun 1993, saya teringat rela berpuasa karena uang beasiswa STAID saya gunakan untuk membeli buku karya Stephen Hawking berjudul “Riwayat Sang Kala“, buku terjemahan dari “The Brief History of Time” yang waktu itu heboh dan menjadi best seller di berbagai negara. Ini cara kedua bagaimana para ilmuwan mempopulerkan ilmu pengetahuan mereka, yaitu dengan menulis versi populer dari berbagai teori dan ilmu yang mereka kuasai. Inilah yang dibahas oleh Dian R Basuki di artikel Koran Tempo 27 Januari 2008 lalu. Seorang Stephen Hawking yang memiliki kelemahan di fisikpun tanpa kenal lelah, masih tetap melanjutkan usaha menjlentrehkan berbagai ilmu dan teori secara populer di buku “Black Holes and Baby Universes and Other Essays“.
Bagaimana dengan Einstein? Albert Einstein kabarnya membuat versi populer dari tulisan legendarisnya “Relativity: Special and General Theory“. Einstein juga meninggalkan berbagai tulisan populer yang dikumpulkan dalam buku “Ideas and Opinions“. Peraih hadiah nobel Fisika, Richard Feynman memaparkan berbagai ilmunya secara jenaka lewat buku “Surelly You’re Jouking, Mr. Feynman!“. Kita bisa mendapatkan versi bahasa Indonesianya di toko buku dengan judul “Cerdas Jenaka Cara Nobelis Fisika“. Tulisannya encer, lucu dan seru. Carl Sagan, ilmuwan astronomi tak mau kalah, dia menulis novel berjudul Cosmos yang kemudian dibuatkan film layar lebarnya dengan pemeran utama Jodie Foster. Selain itu masih banyak ilmuwan lain yang dibahas oleh Dian R Basuki, ada Geert Arend van Klinken yang memaparkan perkembangan fisika sejak jaman Sumeria, Yunani kuno, Renaisans sampai teori kuantum di abad 20 lewat bukunya berjudul “Revolusi Fisika: dari Alam Gaib ke Alam Nyata“. Larry Gonick menuliskan berbagai konsep penting di bidang biologi, fisika, genetika, dan kimia dalam bentuk buku komik.
Feynman mungkin memberi kita contoh salah satu teknik lain mempopulerkan ilmu pengetahuan. Feynman adalah dosen favorit karena dia berhasil mengajar mata kuliah sulit dan pelik dengan menyenangkan dan menyegarkan bagi mahasiswanya. Selera humor dan gaya bicara yang menggelitik ternyata membuat otak mahasiswa lebih cepat menangkap apa yang dia ajarkan. Kemampuan verbal adalah juga faktor penting bagi seorang dosen dan peneliti sehingga apa yang disampaikan dapat ditangkap oleh masyarakat dengan mudah. Untuk para dosen, jangan senang karena tidak ada pertanyaan di kelas dan jangan bangga karena ditakuti mahasiswa. Mahasiswa adalah customer kita, banggalah karena kita sudah membuat mahasiswa paham dan tidak sakit kepala karena gaya bicara kita
Terakhir, mari populerkan berbagai ilmu pengetahuan dan hasil penelitian yang sudah kita lakukan dalam bahasa yang mudah dipahami oleh masyarakat. Saya sepakat bahwa bagi para ilmuwan, peneliti dan dosen, publikasi di jurnal ilmiah adalah penting dan wajib hukumnya. Tapi jangan lupa bahwa sebagian besar masyarakat tidak membaca jurnal ilmiah dan proceeding conference, yang mereka baca adalah majalah dan koran Diantara masalah masih kurangnya penghargaan bagi para ilmuwan, mari kita tetap berdjoeang mengolah dan meramu berbagai ilmu pengetahuan yang kita miliki supaya bisa dinikmati dan dimanfaatkan oleh seluruh segmen masyarakat.
Langkah para ilmuwan mempopulerkan ilmu pengetahuan yang pertama adalah dengan “komikisasi” atau apalah namanya ;). Intinya memaparkan ilmu pengetahuan dalam bentuk cerita komik. Dan ini sudah merupakan hal jamak di Jepang, bahkan ini berlanjut ke tahap meng-komik-kan bahan ajar, dari pelajaran-pelajaran dasar seperti sejarah, biologi, fisika, matematika sampai filsafat. Sebelum pulang ke Indonesia saya sempat membeli seri komik (man-ga) dan buku bergambar (zukai) dengan tema sulit seperti pemrograman, UML, extreme programming, filsafat, dsb. Nanti saya pinjami kalau ada yang tertarik Pendekatan visualisasi dengan komik biasanya digunakan untuk menarik minat baca kaum muda dan mempermudah pembaca dalam memahami materi yang akan disampaikan. Dari situ budaya baca masyarakat tumbuh, dan di Jepang kita akan dengan mudah menemukan pembaca-pembaca buku dari berbagai usia di setiap lorong-lorong densha (kereta listrik), bus ataupun kursi tunggu di eki (stasiun densha) dan halte bus.
Dari Korea, ada Kim Seok-Cheon yang membuat seri “3 Menit Belajar Pengetahuan Umum” yang juga tidak kalah menarik. Dalam satu judul bisa berisi ratusan pertanyaan “mengapa” beserta penjelasannya yang berbentuk komik cerita. Misalnya dalam judul “3 Menit Belajar Pengetahuan Umum: Makanan, Kesehatan dan Olahraga”, akan diceritakan dalam bentuk komik tentang apa manfaat cuka, mengapa susu baik untuk tubuh, mengapa warna udang berubah setelah direbus, dsb. Kim Seok-Cheon mempermudah pembahasan berbagai ilmu pengetahuan dengan bantuan berbagai karakter komik yang dia sebut Ding-Dong, Paman Penyihir, Pinggu, Nemo, Buxi, dsb.
Lulus SMA tahun 1993, saya teringat rela berpuasa karena uang beasiswa STAID saya gunakan untuk membeli buku karya Stephen Hawking berjudul “Riwayat Sang Kala“, buku terjemahan dari “The Brief History of Time” yang waktu itu heboh dan menjadi best seller di berbagai negara. Ini cara kedua bagaimana para ilmuwan mempopulerkan ilmu pengetahuan mereka, yaitu dengan menulis versi populer dari berbagai teori dan ilmu yang mereka kuasai. Inilah yang dibahas oleh Dian R Basuki di artikel Koran Tempo 27 Januari 2008 lalu. Seorang Stephen Hawking yang memiliki kelemahan di fisikpun tanpa kenal lelah, masih tetap melanjutkan usaha menjlentrehkan berbagai ilmu dan teori secara populer di buku “Black Holes and Baby Universes and Other Essays“.
Bagaimana dengan Einstein? Albert Einstein kabarnya membuat versi populer dari tulisan legendarisnya “Relativity: Special and General Theory“. Einstein juga meninggalkan berbagai tulisan populer yang dikumpulkan dalam buku “Ideas and Opinions“. Peraih hadiah nobel Fisika, Richard Feynman memaparkan berbagai ilmunya secara jenaka lewat buku “Surelly You’re Jouking, Mr. Feynman!“. Kita bisa mendapatkan versi bahasa Indonesianya di toko buku dengan judul “Cerdas Jenaka Cara Nobelis Fisika“. Tulisannya encer, lucu dan seru. Carl Sagan, ilmuwan astronomi tak mau kalah, dia menulis novel berjudul Cosmos yang kemudian dibuatkan film layar lebarnya dengan pemeran utama Jodie Foster. Selain itu masih banyak ilmuwan lain yang dibahas oleh Dian R Basuki, ada Geert Arend van Klinken yang memaparkan perkembangan fisika sejak jaman Sumeria, Yunani kuno, Renaisans sampai teori kuantum di abad 20 lewat bukunya berjudul “Revolusi Fisika: dari Alam Gaib ke Alam Nyata“. Larry Gonick menuliskan berbagai konsep penting di bidang biologi, fisika, genetika, dan kimia dalam bentuk buku komik.
Feynman mungkin memberi kita contoh salah satu teknik lain mempopulerkan ilmu pengetahuan. Feynman adalah dosen favorit karena dia berhasil mengajar mata kuliah sulit dan pelik dengan menyenangkan dan menyegarkan bagi mahasiswanya. Selera humor dan gaya bicara yang menggelitik ternyata membuat otak mahasiswa lebih cepat menangkap apa yang dia ajarkan. Kemampuan verbal adalah juga faktor penting bagi seorang dosen dan peneliti sehingga apa yang disampaikan dapat ditangkap oleh masyarakat dengan mudah. Untuk para dosen, jangan senang karena tidak ada pertanyaan di kelas dan jangan bangga karena ditakuti mahasiswa. Mahasiswa adalah customer kita, banggalah karena kita sudah membuat mahasiswa paham dan tidak sakit kepala karena gaya bicara kita
Terakhir, mari populerkan berbagai ilmu pengetahuan dan hasil penelitian yang sudah kita lakukan dalam bahasa yang mudah dipahami oleh masyarakat. Saya sepakat bahwa bagi para ilmuwan, peneliti dan dosen, publikasi di jurnal ilmiah adalah penting dan wajib hukumnya. Tapi jangan lupa bahwa sebagian besar masyarakat tidak membaca jurnal ilmiah dan proceeding conference, yang mereka baca adalah majalah dan koran Diantara masalah masih kurangnya penghargaan bagi para ilmuwan, mari kita tetap berdjoeang mengolah dan meramu berbagai ilmu pengetahuan yang kita miliki supaya bisa dinikmati dan dimanfaatkan oleh seluruh segmen masyarakat.
Langganan:
Postingan (Atom)