ARSIP MANUAL


Quible memberikan gambaran umum dokumen untuk pemanfaatan, pengelolaan, dan/atau dimusnahkan, yaitu :
1. 100% dokumen dipertahankan karena memiliki nilai jangka panjang
2. 25% dokumen disimpan pada berkas dokumen aktif
3. 30% dokumen disimpan pada berkas dokumen inaktif
4. 35% dokumen tidak berguna dan dapat dimusnahkan.















Siklus hidup Arsip

Gambar 3. Model Siklus Hidup Dokumen
Lima tahap siklus hidup arsip/dokumen manual, yaitu :
1. Tahap Penciptaan : tahapan dasar untuk mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi. Misal : dokumen Bill of Materials yang digunakan untuk memesan bahan baku pada departemen produksi.
2. Tahap Pemanfaatan Dokumen : tahap implementasi dari aturan main yang disusun pada tahap sebelumnya, yaitu bagaimana mengefisienkan proses retrieval dan pendistribusian arsip pada pihak yang berkepentingan termasuk bagaimana pergerakan dokumen sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya. Contoh : undangan yang terlambat disampaikan menjadi tidak berarti bagi yang menerimanya.
3. Tahap Penyimpanan : terdiri dari bagaimana sebuah dokumen diperlakukan setelah pemanfaatan dilakukan oleh organisasi, dan berkaitan juga dengan proteksi data dari kerusakan dan penggunaan yang tidak terotorisasi.

4. Tahap Retrieval : menitikberatkan pada lokasi dokumen/arsip yang dimaksud dan melacaknya bila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu.
5. Tahap Disposisi : berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpan, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa perlu untuk dimusnahkan.

Tiga sistem penyimpanan dokumen yang dipertimbangkan oleh organisasi, yaitu :
1. Penyimpanan terpusat (sentralisasi) : semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan.
Keuntungan Kerugian
 Mencegah duplikasi
 Layanan yang lebih baik
 Adanya keseragaman
 Menghemat waktu
 Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor
 Memberikan jasa pada bagian lain
 Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu
 Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen
 Pelayanan dokumen di bawah satu atap  Kesulitan fisik
 Kebocoran informasi
 Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan
 Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen
 Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan

2. Penyimpanan desentralisasi : menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit.
Keuntungan Kerugian
 Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen dalam organisasi dapat langsung diawasi, dan pemakai dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu dan tenaga untuk mendapatkannya
 Cocok untuk menyimpan informasi rahasia di bagian yang bersangkutan
 Menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas  Pengawasan sulit dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing bagian
 Banyak duplikasi untuk dokumen yang sama, menyebabkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor, sehingga kurang efisien
 Layanan yang diterima kurang memuaskan










3. Kombinasi kedua sistem : masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem terpusat.
Keuntungan Kerugian
 Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam
 Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan dan dokumen yang hilang
 Menekan duplikasi dokumen
 Memungkinkan pengadaan dokumen terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik
 Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan  Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud
 Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada
 Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi.

Penyimpanan Arsip
Arsip/dokumen kertas yang dikelola secara manual diklasifikasikan menjadi lima jenis yang membutuhkan sistem penyimpanan yang berbeda satu sama lain. Oleh karena itu, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, yaitu :
1. Jenis dokumen yang akan disimpan
Jenis Dokumen Sistem penyimpanan yang sering digunakan
1. Korespondensi (surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen lain) Menggunakan berkas subjek yang dapat membedakannya dengan dokumen lain.
2. Dokumen transaksi (formulir dan korespondensi yang membuktikan adanya transaksi) Susunan alfabetis/numerik berdasarkan nama/pengenal numerik, misal : nomor surat/nomor tagihan.
3. Dokumen proyek (korespondensi, nota dan data lain yang terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk dan pelaksanaan kegiatan proyek) Disimpan menurut nama proyek/nomor, dan dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi
4. Berkas kasus (klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya) yang merujuk pada personil/properti tertentu Menurut nama/nama kelompok/diindeks menurut nomor berkas



5. Berkas khas (peta dan gambar rekayasa, pita/tapes, foto sinar X, foto, gambar, kliping dan berkas rujukan tercetak lainnya) Nomor indeks abjad

2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan
Peralatan yang bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat ditemukan secepatnya dan dimanfaatkan oleh pengguna.
3. Kebutuhan ruangan
Rasio ruang kantor menggunakan perbandingan antara kapasitas simpan per meter persegi dibagi dengan kemampuan perlengkapan penyimpanan yang dimiliki.
4. Pertimbangan keamanan
Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan (misal : dokumen kebijakan perusahaan), sedangkan dokumen lain (misal : data personalia dan data keuangan perusahaan) dibatasi pada orang yang mempunyai otoritas.
5. Biaya peralatan
Ketersediaan peralatan perlu mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan, untuk pembelian peralatan, terutama peralatan buatan luar negeri yang harganya jauh lebih mahal dibanding buatan dalam negeri.
6. Biaya operasional penyimpanan, termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen, biaya alat tulis kantor yang setara, dan biaya ruang untuk menyimpan peralatan
7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur
Bila pemakainya banyak, maka akan lebih banyak orang yang menyimpan dan membutuhkan keberadaan dokumen yang disimpan, oleh karena itu perlu disiasati dengan mendistribusikan penyimpanan dokumen, sehingga penyimpan dan pemakai tidak berkumpul di satu tempat saja.

Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari :
1. Spindle File






Gambar 4. Spindle File


2. Vertical filing cabinet








Gambar 5. Vertical filing cabinet
3. Open-self file





Gambar 6. Open-self file
4. Lateral file







Gambar 7. Lateral file

5. Unit box lateral file
6. Card file
7. Microrecord file
8. File media lainnya












Gambar 8. File Media Lainnya

Ada empat metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu :
1. Pencacahan : memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah shredden.
2. Pembakaran
3. Pemusnahan kimiawi
4. Pembuburan : merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tidak terulangkan, dimana dokumen yang akan dimusnahkan dimasukkan ke bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Hasil pembuburan berupa residu, kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air, sehingga hasilnya adalah lapisan bubur, kemudian disirami air, lalu dibuang.

Pemilihan metode bisa menggunakan pertimbangan, sebagai berikut :
 Jumlah volume dokumen inaktif yang akan dimusnahkan
 Jenis dan ukuran dokumen inaktif yang akan imusnahkan, bila jenisnya beragam dapat dipilih metode yang mampu memusnahkan semuanya dengan cara yang paling efisien dan efektif
 Persentase dokumen inaktif yang bersifat rahasia dan akan dimusnahkan



 Peraturan pemerintah mengenai standar lingkungan berkaitan dengan pemusnahan dokumen inaktif
 Penyedia jasa layanan pemusnahan dokumen yang dapat dibandingkan dengan biaya pemusnahan yang dilakukan secara mandiri
 Nilai jual dari dokumen inaktif yang akan dimusnahkan bila bukan merupakan dokumen rahasia.












Gambar 3. Model Siklus Hidup Dokumen
Lima tahap siklus hidup arsip/dokumen manual, yaitu :
6. Tahap Penciptaan : tahapan dasar untuk mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi. Misal : dokumen Bill of Materials yang digunakan untuk memesan bahan baku pada departemen produksi.
7. Tahap Pemanfaatan Dokumen : tahap implementasi dari aturan main yang disusun pada tahap sebelumnya, yaitu bagaimana mengefisienkan proses retrieval dan pendistribusian arsip pada pihak yang berkepentingan termasuk bagaimana pergerakan dokumen sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya. Contoh : undangan yang terlambat disampaikan menjadi tidak berarti bagi yang menerimanya.
8. Tahap Penyimpanan : terdiri dari bagaimana sebuah dokumen diperlakukan setelah pemanfaatan dilakukan oleh organisasi, dan berkaitan juga dengan proteksi data dari kerusakan dan penggunaan yang tidak terotorisasi.

9. Tahap Retrieval : menitikberatkan pada lokasi dokumen/arsip yang dimaksud dan melacaknya bila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu.
10. Tahap Disposisi : berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpan, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa perlu untuk dimusnahkan.

Tiga sistem penyimpanan dokumen yang dipertimbangkan oleh organisasi, yaitu :
4. Penyimpanan terpusat (sentralisasi) : semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan.
Keuntungan Kerugian
 Mencegah duplikasi
 Layanan yang lebih baik
 Adanya keseragaman
 Menghemat waktu
 Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor
 Memberikan jasa pada bagian lain
 Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu
 Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen
 Pelayanan dokumen di bawah satu atap  Kesulitan fisik
 Kebocoran informasi
 Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan
 Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen
 Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan

5. Penyimpanan desentralisasi : menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit.
Keuntungan Kerugian
 Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen dalam organisasi dapat langsung diawasi, dan pemakai dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu dan tenaga untuk mendapatkannya
 Cocok untuk menyimpan informasi rahasia di bagian yang bersangkutan
 Menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas  Pengawasan sulit dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing bagian
 Banyak duplikasi untuk dokumen yang sama, menyebabkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor, sehingga kurang efisien
 Layanan yang diterima kurang memuaskan










6. Kombinasi kedua sistem : masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem terpusat.
Keuntungan Kerugian
 Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam
 Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan dan dokumen yang hilang
 Menekan duplikasi dokumen
 Memungkinkan pengadaan dokumen terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik
 Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan  Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud
 Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada
 Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi.

Penyimpanan Arsip
Arsip/dokumen kertas yang dikelola secara manual diklasifikasikan menjadi lima jenis yang membutuhkan sistem penyimpanan yang berbeda satu sama lain. Oleh karena itu, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, yaitu :
8. Jenis dokumen yang akan disimpan
Jenis Dokumen Sistem penyimpanan yang sering digunakan
6. Korespondensi (surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen lain) Menggunakan berkas subjek yang dapat membedakannya dengan dokumen lain.
7. Dokumen transaksi (formulir dan korespondensi yang membuktikan adanya transaksi) Susunan alfabetis/numerik berdasarkan nama/pengenal numerik, misal : nomor surat/nomor tagihan.
8. Dokumen proyek (korespondensi, nota dan data lain yang terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk dan pelaksanaan kegiatan proyek) Disimpan menurut nama proyek/nomor, dan dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi
9. Berkas kasus (klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya) yang merujuk pada personil/properti tertentu Menurut nama/nama kelompok/diindeks menurut nomor berkas



10. Berkas khas (peta dan gambar rekayasa, pita/tapes, foto sinar X, foto, gambar, kliping dan berkas rujukan tercetak lainnya) Nomor indeks abjad

9. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan
Peralatan yang bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat ditemukan secepatnya dan dimanfaatkan oleh pengguna.
10. Kebutuhan ruangan
Rasio ruang kantor menggunakan perbandingan antara kapasitas simpan per meter persegi dibagi dengan kemampuan perlengkapan penyimpanan yang dimiliki.
11. Pertimbangan keamanan
Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan (misal : dokumen kebijakan perusahaan), sedangkan dokumen lain (misal : data personalia dan data keuangan perusahaan) dibatasi pada orang yang mempunyai otoritas.
12. Biaya peralatan
Ketersediaan peralatan perlu mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan, untuk pembelian peralatan, terutama peralatan buatan luar negeri yang harganya jauh lebih mahal dibanding buatan dalam negeri.
13. Biaya operasional penyimpanan, termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen, biaya alat tulis kantor yang setara, dan biaya ruang untuk menyimpan peralatan
14. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur
Bila pemakainya banyak, maka akan lebih banyak orang yang menyimpan dan membutuhkan keberadaan dokumen yang disimpan, oleh karena itu perlu disiasati dengan mendistribusikan penyimpanan dokumen, sehingga penyimpan dan pemakai tidak berkumpul di satu tempat saja.

Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari :
9. Spindle File






Gambar 4. Spindle File


10. Vertical filing cabinet








Gambar 5. Vertical filing cabinet
11. Open-self file





Gambar 6. Open-self file
12. Lateral file







Gambar 7. Lateral file

13. Unit box lateral file
14. Card file
15. Microrecord file
16. File media lainnya












Gambar 8. File Media Lainnya

Ada empat metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu :
5. Pencacahan : memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah shredden.
6. Pembakaran
7. Pemusnahan kimiawi
8. Pembuburan : merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tidak terulangkan, dimana dokumen yang akan dimusnahkan dimasukkan ke bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Hasil pembuburan berupa residu, kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air, sehingga hasilnya adalah lapisan bubur, kemudian disirami air, lalu dibuang.

Pemilihan metode bisa menggunakan pertimbangan, sebagai berikut :
 Jumlah volume dokumen inaktif yang akan dimusnahkan
 Jenis dan ukuran dokumen inaktif yang akan imusnahkan, bila jenisnya beragam dapat dipilih metode yang mampu memusnahkan semuanya dengan cara yang paling efisien dan efektif
 Persentase dokumen inaktif yang bersifat rahasia dan akan dimusnahkan



 Peraturan pemerintah mengenai standar lingkungan berkaitan dengan pemusnahan dokumen inaktif
 Penyedia jasa layanan pemusnahan dokumen yang dapat dibandingkan dengan biaya pemusnahan yang dilakukan secara mandiri
 Nilai jual dari dokumen inaktif yang akan dimusnahkan bila bukan merupakan dokumen rahasia.